ISO9000认证作废文件与外来文件
组织应防止作废的ISO9000认证文件的非预期使用，例如回收或如前所述严格限定其使用。但无论何种情况(包括存于档案室中供人借阅的)，只要保留作废文件，都应对其进行适当的标识，当然如有可能，应考虑将这些作废的ISO9001认证文件从所有发放和使用场所及时收回并统一进行销毁。
一、ISO9000认证文件应清晰和易识别
确保文件保持清晰，易于识别，是2008版标准新增的要求。为了便于检索，区别不同类型和修订状态的文件，对文件应以编号、版本号、修改码等方式进行标识。
文件清晰是指文件的字迹和图线应易于辨认并保持这种状态。当文件污损不易辨认时，应及时予以调换。
二、ISO9000认证外来文件控制
组织应识别与产品有关的全部外来文件 (包括与产品有关的法律法规、顾客提供的图样、产品标准等)，并对其进行管理；应控制外来文件的分发和有效版本的跟踪，使其处于受控状态。
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