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在采购询价时，需要做好以下九大准备工作。
一、进行采购项目分析
集中采购机构在受理采购单位委托的采购项目后，要对采购单位提出的采购项目计划和采购方案，从资金、技术、生产、市场等几个方面进行全方位综合分析，为确定科学的采购方案和完整的采购项目清单做好准备。
二、制定采购方案，确定采购项目清单
对经分析、论证后的采购方案，集中采购机构要会同采购单位及有关方面的专家对采购目进行论证和可行性分析，有必要时，要组织有关方面对采购单位进行现场考察，制定最终的采购方案，确定最后的采购项目清单，明确有关技术要求和商务要求。
三、编写询价书
集中采购机构要结合项目特点，根据对项目的分析、论证情况和采购项目清单及有关技术要求编制询价书。完整的询价书主要应包括以下内容：
1、询价公告或报价邀请函:包括采购项目简介和内容、报价单位资格要求、报价单位获取询价书的办法及时间、询价书售价(如果有的话)、报价时间要求、报价地点、报价方式、联系人及联系方式等。
2、采购项目要求:包括采购单位的基本情况、采购项目的详细内容和要求、采购项目清单和相关技术要求、报价单位的资质条件、合同的特殊条款等。
3、报价单位须知:包括询价书的主要内容、项目的实施过程和具体要求、对报价单位的要求、报价书的格式及内容、报价方式和时间要求、对报价书评价的方法和原则、确定成交办法及原则、授予合同的办法等。
4、合同格式:包括合同的主要条款、工程进度、工期要求、合同价款包含的内容及付款方式、合同双方的权利和义务、验收标准和方式、违约责任、纠纷处理方法、生效方法和有效期限及其它商务要求等。
5、报价文件格式：主要包括报价书(或报价函)、报价表、主要设备及服务说明、报价单位的资格证明文件和服务承诺以及相关内容等。
四、询价书的确认
询价书编制完成后，须送采购单位审核确认，经采购单位法定代表人或授权委托人签字并加盖公章后，方可正式印制。
五、邀请供应商
按照询价书确定的供应商资格条件和邀请方式，邀请相关供应商前来参与报价。邀请供应商可采取公开方式和有限邀请方式。
一是公开邀请方式，是指在政府采购管理机关(财政部或省、市财政部门)指定的政府采购信息发布媒体上公开披露采购信息，刊登询价公告(或报价邀请函)，广泛邀请有兴趣参与的供应商前来报价的一种方式。
二是有限邀请方式，是指在政府采购供应商信息库中采取随机方式公开选择三家以上相关供应商，以送发书面邀请函的办法邀请其前来报价的一种方式。
六、进行资格预审
对有兴趣参与报价的供应商进行资格预审，主要是对其提交的有关资格证明文件进行审查，包括基本资格审查和专业资格审查等。如采取有限邀请方式，可不需进行资格预审。
七、发出询价书
对经过资格审查、符合项目要求的供应商发出询价书。
八、成立询价小组
询价小组主要负责对各供应商提供的报价按照询价书的规定进行独立评价。询价小组一般由采购单位代表、集中采购机构代表、有关专家等三方面人员组成，成员人数为三人以上的单数，其中专家人数应占三分之二以上。
九、制作评价办法和文件
评价办法和文件是供询价小组成员在评价过程中和集中采购机构在确定成交过程中使用的有关材料，包括评价标准、评价办法、确定成交原则等。
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