今天的分享，着重在办公室在开展5S清理时，都有哪些小窍门可以参考。
1， 文档资料电子化
尽量使用并存储电子化文档是一个比较好的方法。当然，有些文档资料可能会有相关现有法规的要求，必须留存纸质文档，但是除此之外，大多数文档我们都可以考虑使用并保存电子文档。
我的工作的很大一部分，是为其他人提供培训和辅导，所以我自己会参与很多培训课程的培训师认证，也会根据个人发展的需要，参加相关培训课程，同时还会根据受训方的需求，编制不同的培训材料。
有的培训讲师不肯提供电子版的培训材料，只提供纸质版。有的课程呢，则是纸质版和电子版均会提供。在我进行这方面的5S改善前，我的培训材料都是存放在一个专门的文件柜里，按照纸质材料的大小厚薄进行排列摆放。常用的、不常用的，都是混放在一起。时间久了，光是这些培训资料就占满了整整一个文件柜。有一些我偶尔会拿出来翻看一下，大多数资料因为查找起来也不是很方便，而且也不在手边，所以查阅翻看的机会并不多。
在发现了这个改善机会之后，我开始着手将所有的纸质培训材料转成电子化。能够拿得到原始的电子文件的，我就尽量找人去问。要不到的、甚至连当时培训老师都找不到的，我就利用复印机对手头的纸质培训材料进行扫描处理。有的材料是A0/A1尺寸的挂图，我就通过拍照的方式留档。
经过一段时间的努力，我留存的这些培训材料都转成了电子文档。同时我对这些文档按照课题进行了分类归档。
这样一番改善后，不只是原来需要一整个文件柜的储存空间被释放出来，我发现我查阅这些文档的次数比之前更频繁了，因为这些文档就在我电脑里，无论我身在办公室，还是在出差中，只要有查阅的需求，我就直接找到相应的文档就好了。
2， 打造共享空间
这里所指的共享空间，既是物理上的，也可以是虚拟的电子化空间。
我们之前举例过，公司的培训资料很多人都在公共盘上存档了一份。面对这种情况，比较好的解决方法，是制定一套公共盘的使用规则，并在此基础上，开展定期的检查和清理，督促人员尽可能减少文件重复出现的情况。例如新员工入职培训所涉及的全部培训资料，我们就可以专门建立一个容易查找的路径，或者就设置一个专用的工作台，并将所有相关培训资料、记录等存放于此路径或者工作台的电脑里。这样大家要使用的话，就“按图索骥”就好了，而不是人人在公共盘上存档一份。
我们也需要思考，在办公室里，如何建立物理上的共享空间。什么叫物理上的共享空间呢？上面提到的工作台就是物理上存在的一个空间。再比如说每个人偶尔都有可能会用到一些文具，例如大的打孔机、大规格的订书机、塑封机等等，对于这种每个人使用频率不高的办公用品、器具，与其每个人各自备一个，不如在办公室内建立一个公共的共享区域，专门用来规划放置这些物品。这就是共享空间的概念。
通过共享空间，减少了个人储存保管物品的数量和需要。等于是将人人备一个小仓库，变成一个共享的工作站。
建立共享空间就是一个控制库存的例子。我们需要在这方面认真研究一下，如何将日常所需要使用到的物品降到低。如何做到不需要的东西，就不要出现在现场。需要的东西，如何区分使用频率，并做好相对应的库存控制。
3， 使用电子记事本
很多人喜欢使用记事本做记录，开会时带着记事本，去现场带着记事本。记事本上经常书写得潦草不说，日后真要想翻找相关记录，一个是很有可能要费一番功夫才能找到，二是找到了，还不一定能读得懂。当然还有可能是，记事本都找不到了。
对于我来说，我发现使用电子记事本更有效。我可以在电子记事本上，根据课题、或者客户、日期等分类建档，这样索引查找起来非常方便。第二呢，电子输入的文档也更容易阅读。如果是走现场使用了纸张进行了记录、或者讨论中手工画过一些草图什么的，一般我也会拍照附加在相应的记事本文档中，并做简要的归纳说明，以便日后查看起来一是容易查找，二是也容易看得懂。
4， 维护好电子日历，做好时间管理
丰田章男的办公桌上放了多本台历，这引起了我的好奇。他是怎么使用这些台历的呢？他日常日程安排会用到这些台历吗？还是说这些工作都由秘书来完成，而这些台历对他来说，也都是“美好”的摆设？
我自己的工作习惯是只在办公桌上摆放一个台历，并在上面记录一些重要的提醒事项。而这些事项和大部分的会议日程安排，我则维护在我的电脑上的电子日历里。（现在的应用，也可以做到电脑、手机同步。）
这样做的原因，是如果我坐在工位上办公，台历就摆在抬头可见的位置，所以当月、当天的重要事项，我能够一眼就看到。而在电脑、手机上的日历提醒，则可以更好地移动服务，以便能及时提醒。
除了做好行程日历的维护更新，要想做好时间管理，还要学会管理会议邀请。
什么叫管好会议邀请呢？就是对于不需要自己参加的会议，或者参加的意义不大，又或者不用通过会议方式，而是私下面对面两人沟通更好的情况下，要学会对收到的会议邀请说“不”。与其不闻不问就接受了会议邀请，结果到头来会议时间一片冲突，或者去参加会议时发现自己能够做得贡献也不大，还不如在收到邀请时询问一下对方，是需要我参与做决定、还是只是旁听，是需要被咨询，还是要提供意见，不去会有什么影响，不召开而是私下沟通行不行？在这个判断的基础上，再决定“要”还是“不要”参加会议。
这本身也是一种清理。
如果是我召集的会议，这些问题也是需要问一下自我，再来决定“要”还是“不要”召集会议。
5， 通知、布告的发布需标明有效日期
对于在告示栏内张贴的通知、布告，统一要求在某一个固定的位置，标明有效日期。这样可以方便大家判断一个通知、布告是不是还需要保留在布告栏的现场。
对于超出日期的通知、布告，任何人无需询问当事方，就可以做主将通知、布告撤除。这样可以有效地保持布告栏只保留“要”的通知。
类似地，无论是办公室、还是车间现场张贴的文档、作业指导书、存档的纸质文档，也可以采取标注日期的方式，比如下一次审核更新的日期，或者是文件发布的日期。对于作业指导书来说，即使只是标注文件发布的日期，而没有标注有效日期，也可以帮助大家做好版本的管理，同时也可以让管理人员、岗位人员了解到，本区域的流程、作业有多久没有进行过优化了。对于存档在档案室里的文档，使用清晰的标识，标出相关文件的有效期，以便人员按目视标识及时清理。
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