丰田章男的办公桌提醒我们，办公室要做好5S，并不只是把东西摆放整齐。我们同样要区分物品的“要”和“不要”，并根据使用频率来确定物品的存放位置和方式，或者做废弃、回收、送人等处理。在此基础上，我们还要控制库存，并做到物品的存放方式能够易取易放易识别。
这些原则听上去不难，在很多企业的生产现场也都有推行，但是往往一到办公室，就会推不下去，或者流于表面形式。
比如我之前所在的公司，每周五都会有一个人对办公室5S进行检查，然后会在下班前发出一份检查汇总报告。这份报告有不少值得探讨的地：第一，明明很多工位的5S很糟糕，检查结果却反映绝大多数都是合格的5分；第二，偶尔有一两条不符合项，也是诸如“垃圾桶摆放不到位”、“桌上物品过多”之类的，估计是检查人员实在看不下去了，又或者觉得不找出一两条问题来，显得这个检查做得太无效，可是怎么叫到位，为什么过多，也没有明确说明；第三，检查的过程中，并没有当面指出问题，也没有讨论，也没有什么来自管理层的关注和参与；第四，报告发出来，也从来没有见有什么反馈，不见有什么整改措施。这份报告对大家来说，太不痛不痒了。
这样的办公室5S，其实和不做也没啥大的区别。革命全靠自觉，检查纯走形式，要求没人理睬，标准制定不明。
良好的生产现场管理，是一种通识。但是良好的办公现场管理，却往往不是一种通识。
“啊，办公室还搞什么5S？”
“办公室就是放松的地方啊，不放松怎么办公？”
“办公室干嘛搞得人那么紧张，又不是车间现场？”
这些都是经常可以听到的对办公室5S的抵触声音。
就像我们一直以来不断讨论的，要做好办公室的5S，我们一定要认识到为什么要做5S，5S能够带给我们什么好处。
还是让我们先看看办公室通常会有什么样的损失和浪费呢？换句话说，大家日常办公，通常会遇到什么样的麻烦呢？
约翰·比切诺（John Bicheno，欧洲精益运营的标志性人物，现任英国白金汉大学精益企业机构主任）在《The Lean Toolbox for Service Systems》一书中，将办公室所存在的浪费做了以下归类：
Sorting and Searching 整理和寻找
Interference 干预
Start-up and End-off 启动和收尾
Inappropriate Frequency 不恰当的频率
Waiting 等待
Inappropriate Presence 不恰当的存在
Mistakes, Errors or lack ofknowledge 错误、差错或者缺乏知识
Inappropriate Measurement 不恰当的测量、度量
Sub-optimisation 局部优化
Misunderstanding or communicationerrors 理解错误或者沟通误差
Overload 负荷过重
Underload 负荷不够
Inappropriate prioritization 优先级设定不当
Inappropriate trade-off 利弊权衡不当
上述归总分类，大多数从字面意思上来说，还是比较容易理解的。那么这些浪费和5S有什么关系呢？为什么我们要说，办公室的5S工作同样是很重要的，而办公室的5S工作，也是始自5S的第一关-清理呢？
我们先从简单的例子说起。
不少人坐办公室，可能都有遇到过这样的麻烦，那就是要找的文件、资料或者其他物品，翻箱倒柜找不到。还有一件普遍存在的头疼事，就是地方“不够大”。地方多大算大呢？明明自己有一张办公桌，桌面也有两米见方的地盘，桌下还配备了一个抽屉柜，自己又从别处拖来了一个抽屉柜，身后还有两个文件柜，资料储藏室里还有几个文件柜，但是就是地方“不够大”。不但桌上的东西堆得叠得满满当当，抽屉里拉开，也是一层又一层，能塞东西的地方都塞了东西，文件柜不只是里面塞满了文件，柜子顶上，柜子周边的地上，能利用的也都利用上了。可是地方就是不够用！堆到后面，连落脚的地儿都难找。
而要想从这堆成山、塞得紧紧实实乱糟糟的地盘上，找到要想找的东西，还真是个挑战！
无论是文件、资料还是物品，如果我们平时不做好清理工作，不及时区分“要”和“不要”，就很容易导致上面列举的这些麻烦事儿。平时的清理没做好（不恰当的频率），要么就是装聋作哑继续忍受这堆积如山的文档、杂物，乱糟糟的办公环境（不恰当的存在），要么就要搞运动式的大扫除（整理）。而物品越堆越多，导致空间不够，寻找物品不方便且耗时，这就产生了整理和寻找的浪费（整理和寻找）。而在这个过程中，也容易导致出差错，不但是有不能一次性把事情做对的浪费，也有使用了错误的文件、记录、版本不对等导致的失误（错误、差错）。而寻找的时间越长，相应的工作流程就被拉得越长，如果流程中涉及多人协作，那么又会带来其他人的等待浪费（等待）。人员把大量时间花在了寻找、等待、纠正错误上，就有可能造成看上去很忙（负荷过重），其实都是在做无用功（实际负荷不够，真正产生增值的工作时间不多）的情况。
你看，即便是看上去简单的文档管理、办公室物品摆放，都会导致这么多的浪费。而这些浪费往往让我们的办公流程变得低效，团队的协作打折扣，严重地还会影响到团队的士气和精神面貌。
不只是实物的文档、物品有上述问题，信息化、电子化之下，其实也存在着不少浪费的现象。
比如很多公司都有自己的服务器和公共盘，用来供各部分存储文档资料和共享办公。但是很多公司也往往会碰到一个困扰，那就是再大的公共盘，用了不久就还是不够了，结果是继续扩容，继续塞满了文档。而实际情况如何呢？如果你去搜索统计公共盘里的文档，超过一年没被人使用过的文件，估计不在少数。同一个文件，有可能在不同的文件夹里出现了多次。某个培训材料，你存了一份，他也存了一份，她也存了一份。而这么多地方都存了同一份文件，但是真要使用这份培训材料时，却不见得人人都能一次性、无障碍地找到。
办公场所不像生产现场，生产现场管理不当，生产了一个不良品出来，那个不良品就是不良品，可以立刻被观察到、记录到，甚至有传感器探测到会在现场发出警报。而办公场所中存在的种种浪费，却往往被人忽视掉。
办公室开展5S活动，绝不是为了让大家工作不轻松，也绝不是要打造一个不够放松舒适的环节，也绝对不是简简单单地要求东西都收到柜子里、抽屉里，桌面上不准放个人物品。办公室5S的目的，是为了消除办公室和办公流程中存在的浪费，让大家的工作环境更有利于办公，让工作流程的通畅运作有一个好的基础，从而让大家能够更愉快、更有效地办公。办公愉快了，流程高效了，认同和存在的价值感高了，团队协作好了，企业的精神面貌无形中就有了飞跃。
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