要知道什么叫会议管理系统，咱首先知道人工管理下的会议是种什么环境，当员工需要开会时，跑到前台询问登记，几点需要进行一个会议，此时前台还不确定哪间会议室是否有人，需要前往会议室进行确定，这可能造成一个打扰的情况，对于会议相关的数据得人工进行数据处理，一旦出错容易影响工作。
在这些传统会议管理情况下，每个步骤都需要大量的人力去进行，效率低不少，还很容易出错，那现在互联网这么发达，为何不使用会议管理平台来完成这些操作呢？有着这样的想法，会议管理系统就诞生了，目的就是用来提高公司效率，节省成本的。
会议管理系统可以用于各大企业单位，会议厅、多功能厅报告厅等一些会议场所，涉及的领域比较广泛，这种软件可以给企业主带来很多便利，降低不少管理精力，同时还能增加工作效率，是现在各大企业主必不可少的管理软件之一，开会之前通过这种会议管理软件通知，进行预约会议。
会议管理软件具体作用包括什么首先是会议预约，会议通知，比如某些会议即将展开，通过这种软件就可以提前通知，将开会信息散布到每个工作人员手中另外，会议管理软件还会提供信息显示，信息预告等等一些表决内容，可以大大提高会议效率，节省时间，简单明了。
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