随着企事业、公检法单位的发展，各种信息档案资料数量逐日增多，档案的种类日趋多样化，纸质信息存储出现迅速膨胀；而传统的案卷柜管理方式与技术手段所导致的问题也是日益明显，从而致使档案行业的信息化管理已经不能满足实际需要。鉴于目前卷宗柜管理存在的种种现状，智能物证柜的出现将解决这一现状。
通过指纹签收方式对卷宗流转每个环节、过程进行详细记录，能够实时反映出卷宗的送交人、接收人、交接时间、卷宗所处位置等情况，强化卷宗在流转环节的管理。实现了案卷登记、出柜、入柜、移交、归档等管理环节的网上流转和实时监控，避免案卷遗失、被盗等问题发生。借阅卷宗，只需到智能物证柜屏幕查找到卷宗相应的柜号，然后用指纹开柜取卷宗。系统自动记录何时何人取阅卷宗，既省去登记签字的过程，又避免卷宗去向不明情况。对案卷入柜时间太长，需要及时查证及案卷出柜超出设定时间未及时归还的，自动实时向主办人员手机发送，防止出现“抽屉卷”“车内卷”现象，督促工作人员的提高办案效率。对行政案件办案期限届满前尚未结案的工作，智能案卷柜会自动向工作人员发送信息，防止案件超期。从受理登记到结案归档实现流程化、闭环式、智能化、规范化全程管理，堵塞执法漏洞、补齐执法短板，促进执法规范化建设提档升级。
